SharePoint 4 Developers

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição 1 Core SharePoint Features. Hoje veremos definição, utilização e um exemplo de view.

Um recurso que facilita bastante na seleção e exibição de itens, principalmente se sua lista/library contém vários itens.

Boa leitura!

Views

Basicamente uma view é a representação visual dos dados de uma Lista/Library baseado em alguns critérios de seleção, que definem como os dados são exibidos.

Por que utilizar views?

Imagine uma library com centenas de itens. Fica bem difícil de encontrar um documento no meio de vários. Para facilitar a visualização desse documento, uma view pode ser criada, pois funciona como um filtro e visualizador de dados.

A view All Documents foi criada automaticamente quando criamos a library VIDocs, de acordo com o último post. Na figura 1 podemos ver que por padrão ela é exibida.

Figura 1 – Default View

Nesse momento temos poucos documentos na library, porém, dependendo da utilização, essa lista pode crescer bastante e daí ficará mais difícil de localizar os documentos.

Para facilitar a localização iremos criar uma view com base no nosso exemplo da coluna FileType.

Abra o menu que contém as views e selecione Create View.

Figura 2 – Criando uma view

Uma seleção de views será exibida conforme a Figura 3, cada uma com suas características específicas, conforme a Tabela 1.

Figura 3 – View Format

Tabela 1 – Tipos de views disponíveis

OBS: Outras views podem estar disponíveis. Na Figura 3 temos uma view adicional do tipo Access view, a qual permite a criação de um arquivo Access para criação de formulários e relatórios baseados na lista em questão.

Para esse exemplo, selecione Standard View.

Criaremos uma view que agrupa documentos do mesmo tipo, com base na coluna FileType. Conforme Figuras 4, 5, 6 e 7.

Figura 4 – View VIDocs (1/4)

Figura 5 – View VIDocs (2/4)

Figura 6 – View VIDocs (3/4)

Figura 7 – View VIDocs (4/4)

Durante a criação da view temos que passar vários parâmetros para sua criação (campos texto/seleção), os quais podem ser vistos nas imagens. Porém, dependendo da view a ser criada, outros parâmetros podem ser necessários. Para isso segue descrição das seções abaixo encontradas durante a criação da view:

Tabela 2 – Configuração de views

Ao final da configuração, clique em OK. A seguinte view será exibida, conforme Figura 8, que contém o agrupamento pela coluna FileType.

Figura 8 – View VIDocs (Agrupamento pelo FileType)

OBS: Repare que cada agrupamento exibe a quantidade de arquivos que contém e o agrupador utilizado (FileType) em negrito. Ao clicar no sinal (+) o agrupamento se expande e é possível visualizar todos os documentos contidos.

Aqui finalizamos o conteúdo sobre views, porém a lição 1 ainda não terminou. No próximo post veremos web parts.

Espero ter ajudado com esse post! Vamos ao próximo!

Referência:
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointtechnology/HA100215771033.aspx

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição Core Sharepoint Features. Hoje veremos definições, tipos e exemplo de criação de Colunas.

É um conteúdo bastante interessante, contendo várias ilustrações que facilitam o entendimento e aprendizado.

Vamos a mais um post desta série!

Site Columns

Site Columns (Colunas de Site) são definições de colunas que podem ser compartilhadas entre as diversas listas disponíveis em múltiplos sites (disponível para utilização dentro do Site Collection).

Pelo fato de serem compartilhados, os Site Columns eliminam a necessidade de criação de colunas repetidas (redundância) entre os diversos sites, garantindo a consistência de metadados de colunas. Porém, os Site Columns podem ser copiados para as listas e assim pertencerem exclusivamente à lista, tornando-se List Columns (Colunas de Lista).

Site Columns e List Columns podem ser adicionados a Content types*.

Para continuarmos com nosso exemplo iniciado no post anterior, criaremos uma coluna na library VIDocs chamada FileType, que conterá a definição do tipo de arquivo que foi criado ou efetuado upload.

OBS: Toda vez que criar uma coluna para sua lista, preferencialmente adicione uma coluna com base em site columns existentes. Através de Settings > Document Library Settings > Add from existing site columns. Se a coluna não existir (como é o nosso caso), devemos criar primeiramente o site column e então adicionar a coluna a nossa library.

Para criar a coluna vá em Site Actions > Site Settings > Site columns (disponível em Galleries), conforme Fig. 1 e 2.

Figura 1 – Menu Site Settings

Figura 2 – Site Settings

Clique em Create.

Figura 3 – Site Column Gallery

O próximo passo é a criação da coluna, porém é necessário selecionar o tipo de coluna para nosso exemplo. A tabela 1 mostra os tipos de colunas existentes no Sharepoint e suas características.

Tabela 1 – Tipos de Colunas existentes

Em nosso exemplo, a coluna FileType deve ser uma coluna do tipo Choice e possuir os seguintes elementos: Word Document, Excel Spreadsheet, Portable Document Format, Text File, XML File e Image File.

A tabela 2 mostra os detalhes da configuração para criação da coluna e as figuras 4, 5 e 6 exibem a tela de configuração.

Tabela 2 – Configuração de coluna

Figura 4 – Nova Coluna (1/3)

Figura 5 – Nova Coluna (2/3)

Figura 6 – Nova Coluna (3/3)

Clique em OK para criar o Site Column.

Após a criação da coluna é necessário configurar nossa library VIDocs para exibí-la. Abra a library e clique em Settings > Document Library Settings, conforme Fig. 7.

Figura 7 – Menu Document Library Settings

Em seguida, clique em Add from existing site columns conforme Fig. 8. Uma nova tela será exibida para seleção da coluna conforme Fig. 9.

Figura 8 – Document Library Settings

Selecione a coluna e clique em OK.

Figura 9 – Adicionando colunas a partir de Site Columns existentes

Dessa maneira a coluna será adicionada à library VIDocs, estando disponível durante a inserção, edição e exibição dos itens. Na figura 10 podemos conferir a library atualizada com a coluna FileType disponível (já populada).

Figura 10 – Coluna FileType criada

Com a coluna criada, nosso exemplo continuará sendo utilizado na próxima parte da lição 1, que continua no próximo post, com explicações de views.

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content types* - Coleção de configurações de conteúdo. (Veremos mais adiante)
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Referências:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms450825.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointtechnology/HA101577691033.aspx
Livro: Essential SharePoint 2007 (Addison Wesley Series)
Livro: Essential SharePoint 2007, Second Edition (O'Reilly, 2007)

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

Tudo bem pessoal?

Este é um post de estréia de uma nova seção chamada Troubleshooting. Nessa seção veremos alguns erros que podem ocorrer com a utilização do Sharepoint no ponto de vista de usuário e administrador.

Acredito que essa seção ajudará a todos com uma solução pronta, evitando assim perder horas investigando problemas.

Nesse post apresentarei uma mensagem que é exibida devido a um problema com o Microsoft Office da máquina cliente.

Tempos atrás um cliente me apresentou essa mensagem na tentativa de criação de documentos de um Document Library (Shared Documents):

The document could not be created.
The required application may not be installed properly, or the template for this document library cannot be opened.
Please try the following:
1. Check the General Settings for this document library for the name of the template, and install the application necessary for opening the template. If the application was set to install on first use, run the application and then try creating a new document again.
2. If you have permission to modify this document library, go to General Settings for the library and configure a new template.

Figura 1 – Mensagem de alerta

As 2 opções acima não solucionavam meu problema, pois não se aplicavam ao cenário que eu tinha.

O que fazer nesse caso? Tinha certeza que o problema estava no ambiente do cliente, mas até então não tinha uma solução.

Buscando no Google obtive respostas aleatórias de possíveis bugs, mas nada com 100% de certeza. Alguns comentários relatavam a execução da ferramenta de diagnósticos do Office e solução do problema.

Dito e feito!

Esse problema pode ocorrer com o Office devido a erros na máquina do usuário, como: problemas na instalação, falhas na memória RAM, problemas no disco ou falta de atualização (Service Pack).

Ferramenta de Diagnóstico

A ferramenta de diagnósticos do Office 2007 está disponível em:

Figura 2 – Caminho do Microsoft Office Diagnostics

Ou pelo diretório: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE12\OFFDIAG.EXE

Trata-se de uma aplicação bem simples, do estilo Next, Next, Finish.

Figura 3 – Tela Inicial de diagnóstico

Basicamente serão executadas as seguintes verificações:

· Check for known solutions – Analisa os recentes casos em que o Office apresentou problemas na máquina e procura por soluções em casos já solucionados.

· Memory Diagnostic – Analisa a integridade da RAM.

· Compatibility Diagnostic – Analisa versões do Office instaladas e possíveis conflitos.

· Disk Diagnostic – Analisa logs e ferramentas de monitoração na busca de falhas ocorridas.

· Setup Disgnostic – Analisa arquivos e configurações de registro relacionados à instalação do Office.

Figura 4 – Apresentação dos itens a serem verificados

Conforme as verificações forem sendo feitas, algumas mensagens de status serão exibidas conforme Fig. 5 e que podem ser verificadas através do link: http://office.microsoft.com/en-au/visio/HA011863431033.aspx

Figura 5 – Verificação

Após execução (que pode demorar), um resumo mostra os reparos realizados (na minha máquina local nada foi encontrado), conforme Fig. 6:

Figura 6 – Resumo

Dependendo do problema encontrado, para visualizar detalhadamente, clique em Detailed results.

OBS: No caso de um erro ser encontrado, este será reparado e o botão Continue não será exibido. Apenas um botão Close estará disponível.

Clicando em Continue, uma página da web será carregada conforme Fig. 7:

Figura 7 – Carregando Página

A página de resultado a ser exibida será essa aqui.

OBS: A Querystring do link acima pode variar (ex: ShowHelp) e consequentemente os itens em exibição da página.

Espero ter ajudado e que essa informação possa ter sido útil.

Referências:
http://office.microsoft.com/en-us/help/HA012340761033.aspx
http://office.microsoft.com/en-au/visio/HA011863431033.aspx

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.