SharePoint 4 Developers

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição 1 Core SharePoint Features. Hoje veremos definição, utilização e um exemplo de view.

Um recurso que facilita bastante na seleção e exibição de itens, principalmente se sua lista/library contém vários itens.

Boa leitura!

Views

Basicamente uma view é a representação visual dos dados de uma Lista/Library baseado em alguns critérios de seleção, que definem como os dados são exibidos.

Por que utilizar views?

Imagine uma library com centenas de itens. Fica bem difícil de encontrar um documento no meio de vários. Para facilitar a visualização desse documento, uma view pode ser criada, pois funciona como um filtro e visualizador de dados.

A view All Documents foi criada automaticamente quando criamos a library VIDocs, de acordo com o último post. Na figura 1 podemos ver que por padrão ela é exibida.

Figura 1 – Default View

Nesse momento temos poucos documentos na library, porém, dependendo da utilização, essa lista pode crescer bastante e daí ficará mais difícil de localizar os documentos.

Para facilitar a localização iremos criar uma view com base no nosso exemplo da coluna FileType.

Abra o menu que contém as views e selecione Create View.

Figura 2 – Criando uma view

Uma seleção de views será exibida conforme a Figura 3, cada uma com suas características específicas, conforme a Tabela 1.

Figura 3 – View Format

Tabela 1 – Tipos de views disponíveis

OBS: Outras views podem estar disponíveis. Na Figura 3 temos uma view adicional do tipo Access view, a qual permite a criação de um arquivo Access para criação de formulários e relatórios baseados na lista em questão.

Para esse exemplo, selecione Standard View.

Criaremos uma view que agrupa documentos do mesmo tipo, com base na coluna FileType. Conforme Figuras 4, 5, 6 e 7.

Figura 4 – View VIDocs (1/4)

Figura 5 – View VIDocs (2/4)

Figura 6 – View VIDocs (3/4)

Figura 7 – View VIDocs (4/4)

Durante a criação da view temos que passar vários parâmetros para sua criação (campos texto/seleção), os quais podem ser vistos nas imagens. Porém, dependendo da view a ser criada, outros parâmetros podem ser necessários. Para isso segue descrição das seções abaixo encontradas durante a criação da view:

Tabela 2 – Configuração de views

Ao final da configuração, clique em OK. A seguinte view será exibida, conforme Figura 8, que contém o agrupamento pela coluna FileType.

Figura 8 – View VIDocs (Agrupamento pelo FileType)

OBS: Repare que cada agrupamento exibe a quantidade de arquivos que contém e o agrupador utilizado (FileType) em negrito. Ao clicar no sinal (+) o agrupamento se expande e é possível visualizar todos os documentos contidos.

Aqui finalizamos o conteúdo sobre views, porém a lição 1 ainda não terminou. No próximo post veremos web parts.

Espero ter ajudado com esse post! Vamos ao próximo!

Referência:
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointtechnology/HA100215771033.aspx

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição Core Sharepoint Features. Hoje veremos definições, tipos e exemplo de criação de Colunas.

É um conteúdo bastante interessante, contendo várias ilustrações que facilitam o entendimento e aprendizado.

Vamos a mais um post desta série!

Site Columns

Site Columns (Colunas de Site) são definições de colunas que podem ser compartilhadas entre as diversas listas disponíveis em múltiplos sites (disponível para utilização dentro do Site Collection).

Pelo fato de serem compartilhados, os Site Columns eliminam a necessidade de criação de colunas repetidas (redundância) entre os diversos sites, garantindo a consistência de metadados de colunas. Porém, os Site Columns podem ser copiados para as listas e assim pertencerem exclusivamente à lista, tornando-se List Columns (Colunas de Lista).

Site Columns e List Columns podem ser adicionados a Content types*.

Para continuarmos com nosso exemplo iniciado no post anterior, criaremos uma coluna na library VIDocs chamada FileType, que conterá a definição do tipo de arquivo que foi criado ou efetuado upload.

OBS: Toda vez que criar uma coluna para sua lista, preferencialmente adicione uma coluna com base em site columns existentes. Através de Settings > Document Library Settings > Add from existing site columns. Se a coluna não existir (como é o nosso caso), devemos criar primeiramente o site column e então adicionar a coluna a nossa library.

Para criar a coluna vá em Site Actions > Site Settings > Site columns (disponível em Galleries), conforme Fig. 1 e 2.

Figura 1 – Menu Site Settings

Figura 2 – Site Settings

Clique em Create.

Figura 3 – Site Column Gallery

O próximo passo é a criação da coluna, porém é necessário selecionar o tipo de coluna para nosso exemplo. A tabela 1 mostra os tipos de colunas existentes no Sharepoint e suas características.

Tabela 1 – Tipos de Colunas existentes

Em nosso exemplo, a coluna FileType deve ser uma coluna do tipo Choice e possuir os seguintes elementos: Word Document, Excel Spreadsheet, Portable Document Format, Text File, XML File e Image File.

A tabela 2 mostra os detalhes da configuração para criação da coluna e as figuras 4, 5 e 6 exibem a tela de configuração.

Tabela 2 – Configuração de coluna

Figura 4 – Nova Coluna (1/3)

Figura 5 – Nova Coluna (2/3)

Figura 6 – Nova Coluna (3/3)

Clique em OK para criar o Site Column.

Após a criação da coluna é necessário configurar nossa library VIDocs para exibí-la. Abra a library e clique em Settings > Document Library Settings, conforme Fig. 7.

Figura 7 – Menu Document Library Settings

Em seguida, clique em Add from existing site columns conforme Fig. 8. Uma nova tela será exibida para seleção da coluna conforme Fig. 9.

Figura 8 – Document Library Settings

Selecione a coluna e clique em OK.

Figura 9 – Adicionando colunas a partir de Site Columns existentes

Dessa maneira a coluna será adicionada à library VIDocs, estando disponível durante a inserção, edição e exibição dos itens. Na figura 10 podemos conferir a library atualizada com a coluna FileType disponível (já populada).

Figura 10 – Coluna FileType criada

Com a coluna criada, nosso exemplo continuará sendo utilizado na próxima parte da lição 1, que continua no próximo post, com explicações de views.

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content types* - Coleção de configurações de conteúdo. (Veremos mais adiante)
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Referências:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms450825.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointtechnology/HA101577691033.aspx
Livro: Essential SharePoint 2007 (Addison Wesley Series)
Livro: Essential SharePoint 2007, Second Edition (O'Reilly, 2007)

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição Core SharePoint Features, onde veremos definições, tipos e exemplo de criação de Listas.

O entendimento desse objeto é essencial para a compreensão de como o WSS e MOSS armazenam dados e os disponibilizam aos usuários.

Listas e Libraries (Bibliotecas)

São tabelas de dados, parecidas com as tabelas de um banco de dados. Porém não podemos comparar uma lista do Sharepoint a uma simples tabela de banco de dados, cuja função é de armazenar registros.

Uma lista é uma mini-aplicação dentro do Sharepoint, criada a partir de templates de listas que suportam recursos como workflows, content types*, versionamento e permissões.

Nas tabelas 1 e 2 podemos ver quais são as listas disponibilizadas pelo WSS e MOSS respectivamente.

Tabela 1 – Templates de listas disponibilizados pelo WSS

Tabela 2 – Templates de listas adicionais do MOSS

Libraries (Bibliotecas) são tipos especiais de listas, cuja principal diferença de uma lista é a sua utilização para armazenamento de arquivos.

Nas tabelas 3 e 4 podemos ver quais são as libraries disponibilizadas pelo WSS e MOSS respectivamente.

Tabela 3 – Templates de libraries disponibilizados pelo WSS

Tabela 4 – Templates de libraries adicionais pelo MOSS

Dentre todos os tipos de listas e libraries mostradas nas tabelas acima, criaremos uma library que, além de possuir todas as características de uma lista, também oferece o recurso para armazenamento de arquivos.

Vejamos a criação de uma library utilizando o template Document Library, que por sinal é o mesmo utilizado na criação padrão da library Shared Documents (Fig. 1).

OBS: Nos próximos posts da lição 1 esse mesmo exemplo será utilizado nas explicações.

Para visualizarmos algumas libraries disponibilizadas no site, clique em View All Site Content (Fig. 1).

Figura 1 – Página principal

Na Fig. 2 algumas listas e libraries são exibidas agrupadas em categorias, já estando disponíveis no site por padrão quando da criação de um novo site.

Figura 2 – Conteúdo do Site

Clique em Create. Iremos criar uma lista com base em um template de library do tipo Document Library.

Figura 3 – Criação de Library

O nome de nossa library é bem sugestivo e nos diz um pouco a respeito de como utilizar listas para armazenamento de documentos. Nossa lista se chamará VIDocs, conforme exibido na Fig. 4, que significa Very Important Documents. É dessa forma que devemos utilizar libraries, armazenando apenas documentos importantes.
Algumas empresas insistem em transformar o Sharepoint como um repositório de arquivos, porém não enxergam algumas limitações no crescimento de listas e de problemas de performance que podem ocorrer.

Atenção: Esse é um assunto polêmico que nos renderá um outro post em breve. Minha recomendação é de armazenar apenas documentos importantes, a não ser que você saiba exatamente o que está fazendo.

Figura 4 – Detalhes da criação da Library

Clique em New ou faça o upload de alguns documentos na nova library para ver como é bem simples armazenar arquivos.

Faça o upload preferencialmente de tipos de arquivos diferentes tais como documentos Word, texto, PDF, Excel, etc.

Se você possui o Office 2003 Pro ou o Office 2007 instalado, você conseguirá utilizar a feature Upload Multiple Documents.

Figura 5 – Upload de documentos

OBS: Existem outras formas de realizar upload em massa de arquivos, que não serão demonstradas nesse post. Se você tiver interesse em saber mais sobre isso de imediato, por favor me contate, do contrário disponibilizarei um post da categoria Dicas e Truques para esse fim.

A lição 1 continua no próximo post, com explicações de colunas e views.

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content types* - Coleção de configurações de conteúdo. (Veremos mais adiante)
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Referências:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd490727.aspx
Livro: Essential SharePoint 2007 (Addison Wesley Series)
Livro: Essential SharePoint 2007, Second Edition (O'Reilly, 2007)

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.