SharePoint 4 Developers

Guia de referência adicional em desenvolvimento .NET / SharePoint

Lição 1 - Core SharePoint Features – Parte III

Esse post é a continuação da lição Core Sharepoint Features. Veremos definições, tipos e exemplo de criação de Colunas no SharePoint.

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição Core Sharepoint Features. Hoje veremos definições, tipos e exemplo de criação de Colunas.

É um conteúdo bastante interessante, contendo várias ilustrações que facilitam o entendimento e aprendizado.

Vamos a mais um post desta série!

Site Columns

Site Columns (Colunas de Site) são definições de colunas que podem ser compartilhadas entre as diversas listas disponíveis em múltiplos sites (disponível para utilização dentro do Site Collection).

Pelo fato de serem compartilhados, os Site Columns eliminam a necessidade de criação de colunas repetidas (redundância) entre os diversos sites, garantindo a consistência de metadados de colunas. Porém, os Site Columns podem ser copiados para as listas e assim pertencerem exclusivamente à lista, tornando-se List Columns (Colunas de Lista).

Site Columns e List Columns podem ser adicionados a Content types*.

Para continuarmos com nosso exemplo iniciado no post anterior, criaremos uma coluna na library VIDocs chamada FileType, que conterá a definição do tipo de arquivo que foi criado ou efetuado upload.

OBS: Toda vez que criar uma coluna para sua lista, preferencialmente adicione uma coluna com base em site columns existentes. Através de Settings > Document Library Settings > Add from existing site columns. Se a coluna não existir (como é o nosso caso), devemos criar primeiramente o site column e então adicionar a coluna a nossa library.

Para criar a coluna vá em Site Actions > Site Settings > Site columns (disponível em Galleries), conforme Fig. 1 e 2.

419BF2880E221BB9_290_0[1]
Figura 1 – Menu Site Settings

419BF2880E221BB9_290_1[1]
Figura 2 – Site Settings

Clique em Create.

419BF2880E221BB9_290_2[1]
Figura 3 – Site Column Gallery

O próximo passo é a criação da coluna, porém é necessário selecionar o tipo de coluna para nosso exemplo. A tabela 1 mostra os tipos de colunas existentes no Sharepoint e suas características.

Coluna

Descrição

Single line of text

Coluna que armazena e exibe textos curtos em uma linha simples.

Multiple lines of text

Coluna que armazena e exibe uma ou mais sentenças de texto simples ou texto formatado.

Choice (menu to choose from)

Coluna que exibe uma lista de opções.

Number (1, 1.0, 100)

Coluna que disponibiliza uma caixa de texto para informar o valor numérico.

Currency ($,¥, €)

Coluna que disponibiliza uma caixa de texto para informar o valor monetário.

Date and Time

Coluna que armazena data e hora.

Lookup (information already on this site)

Coluna que disponibiliza dados para seleção, com base em dados que já estão disponíveis no site.

Yes/No (check box)

Coluna que armazenam campos true/false.

Person or Group

Coluna que exibe o nome de usuários ou grupos do Sharepoint.

Hyperlink or Picture

Coluna que exibe um hyperlink para uma página web ou exibe uma imagem da web.

Calculated (calculation based on other columns)

Coluna que exibe dados com base no resultado de uma fórmula. A fórmula pode usar dados de outras Listas e Colunas, datas ou números. É possível a utilização de operadores matemáticos.

Tabela 1 – Tipos de Colunas existentes

Em nosso exemplo, a coluna FileType deve ser uma coluna do tipo Choice e possuir os seguintes elementos: Word Document, Excel Spreadsheet, Portable Document Format, Text File, XML File e Image File.

A tabela 2 mostra os detalhes da configuração para criação da coluna e as figuras 4, 5 e 6 exibem a tela de configuração.

Seção

Campo

Name and Type

Armazena e compartilha documentos Office e outros arquivos.

The type of information in this column is: Choice (menu to choose from)

Group

Existing Group: Custom Columns

Addition Column Settings

Description: Tipo de Arquivo

Require that this column contains information: No

Type each choice on a separate line:

  • Word Document
  • Excel Spreadsheet
  • Portable Document Format
  • Text File
  • XML File
  • Image File

Display choices using: Drop-down menu

Allow “Fill-in” choices: No

Default Value: Choice (Deixe campo em branco)

Tabela 2 – Configuração de coluna

419BF2880E221BB9_290_3[1]
Figura 4 – Nova Coluna (1/3)

419BF2880E221BB9_290_4[1]
Figura 5 – Nova Coluna (2/3)

419BF2880E221BB9_290_5[1]
Figura 6 – Nova Coluna (3/3)

Clique em OK para criar o Site Column.

Após a criação da coluna é necessário configurar nossa library VIDocs para exibí-la. Abra a library e clique em Settings > Document Library Settings, conforme Fig. 7.

419BF2880E221BB9_290_6[1]
Figura 7 – Menu Document Library Settings

Em seguida, clique em Add from existing site columns conforme Fig. 8. Uma nova tela será exibida para seleção da coluna conforme Fig. 9.

419BF2880E221BB9_290_7[1]
Figura 8 – Document Library Settings

Selecione a coluna e clique em OK.

419BF2880E221BB9_290_8[1]
Figura 9 – Adicionando colunas a partir de Site Columns existentes

Dessa maneira a coluna será adicionada à library VIDocs, estando disponível durante a inserção, edição e exibição dos itens. Na figura 10 podemos conferir a library atualizada com a coluna FileType disponível (já populada).

419BF2880E221BB9_290_9[1]
Figura 10 – Coluna FileType criada

Com a coluna criada, nosso exemplo continuará sendo utilizado na próxima parte da lição 1, que continua no próximo post, com explicações de views.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
content types* - Coleção de configurações de conteúdo. (Veremos mais adiante)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referências:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms450825.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointtechnology/HA101577691033.aspx
Livro: Essential SharePoint 2007 (Addison Wesley Series)
Livro: Essential SharePoint 2007, Second Edition (O'Reilly, 2007)

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

The document could not be created

Essa é uma mensagem que é exibida devido a um problema com o Microsoft Office da máquina cliente: The document could not be created.

Tudo bem pessoal?

Este é um post de estréia de uma nova seção chamada Troubleshooting. Nessa seção veremos alguns erros que podem ocorrer com a utilização do Sharepoint no ponto de vista de usuário e administrador.

Acredito que essa seção ajudará a todos com uma solução pronta, evitando assim perder horas investigando problemas.

Nesse post apresentarei uma mensagem que é exibida devido a um problema com o Microsoft Office da máquina cliente.

Tempos atrás um cliente me apresentou essa mensagem na tentativa de criação de documentos de um Document Library (Shared Documents):

The document could not be created.
The required application may not be installed properly, or the template for this document library cannot be opened.
Please try the following:
1. Check the General Settings for this document library for the name of the template, and install the application necessary for opening the template. If the application was set to install on first use, run the application and then try creating a new document again.
2. If you have permission to modify this document library, go to General Settings for the library and configure a new template.

419BF2880E221BB9_233_0[1]
Figura 1 – Mensagem de alerta

As 2 opções acima não solucionavam meu problema, pois não se aplicavam ao cenário que eu tinha.

O que fazer nesse caso? Tinha certeza que o problema estava no ambiente do cliente, mas até então não tinha uma solução.

Buscando no Google obtive respostas aleatórias de possíveis bugs, mas nada com 100% de certeza. Alguns comentários relatavam a execução da ferramenta de diagnósticos do Office e solução do problema.

Dito e feito!

Esse problema pode ocorrer com o Office devido a erros na máquina do usuário, como: problemas na instalação, falhas na memória RAM, problemas no disco ou falta de atualização (Service Pack).


Ferramenta de Diagnóstico

A ferramenta de diagnósticos do Office 2007 está disponível em:

419BF2880E221BB9_233_1[1]
Figura 2 – Caminho do Microsoft Office Diagnostics

Ou pelo diretório: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE12\OFFDIAG.EXE

Trata-se de uma aplicação bem simples, do estilo Next, Next, Finish.

419BF2880E221BB9_233_2[1]
Figura 3 – Tela Inicial de diagnóstico

Basicamente serão executadas as seguintes verificações:

· Check for known solutions – Analisa os recentes casos em que o Office apresentou problemas na máquina e procura por soluções em casos já solucionados.

· Memory Diagnostic – Analisa a integridade da RAM.

· Compatibility Diagnostic – Analisa versões do Office instaladas e possíveis conflitos.

· Disk Diagnostic – Analisa logs e ferramentas de monitoração na busca de falhas ocorridas.

· Setup Disgnostic – Analisa arquivos e configurações de registro relacionados à instalação do Office.

419BF2880E221BB9_233_3[1]
Figura 4 – Apresentação dos itens a serem verificados

Conforme as verificações forem sendo feitas, algumas mensagens de status serão exibidas conforme Fig. 5 e que podem ser verificadas através do link: http://office.microsoft.com/en-au/visio/HA011863431033.aspx

419BF2880E221BB9_233_4[1]
Figura 5 – Verificação

Após execução (que pode demorar), um resumo mostra os reparos realizados (na minha máquina local nada foi encontrado), conforme Fig. 6:

419BF2880E221BB9_233_5[1]
Figura 6 – Resumo

Dependendo do problema encontrado, para visualizar detalhadamente, clique em Detailed results.

OBS: No caso de um erro ser encontrado, este será reparado e o botão Continue não será exibido. Apenas um botão Close estará disponível.

Clicando em Continue, uma página da web será carregada conforme Fig. 7:

419BF2880E221BB9_233_6[1]
Figura 7 – Carregando Página

A página de resultado a ser exibida será essa aqui.

OBS: A Querystring do link acima pode variar (ex: ShowHelp) e consequentemente os itens em exibição da página.

Espero ter ajudado e que essa informação possa ter sido útil.

Referências:
http://office.microsoft.com/en-us/help/HA012340761033.aspx
http://office.microsoft.com/en-au/visio/HA011863431033.aspx

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.

Lição 1 - Core SharePoint Features – Parte II

Esse post é a continuação da lição Core SharePoint Features, onde veremos definições, tipos e exemplo de criação de Listas.

Tudo bem pessoal?

Esse post é a continuação da lição Core SharePoint Features, onde veremos definições, tipos e exemplo de criação de Listas.

O entendimento desse objeto é essencial para a compreensão de como o WSS e MOSS armazenam dados e os disponibilizam aos usuários.

Listas e Libraries (Bibliotecas)

São tabelas de dados, parecidas com as tabelas de um banco de dados. Porém não podemos comparar uma lista do Sharepoint a uma simples tabela de banco de dados, cuja função é de armazenar registros.

Uma lista é uma mini-aplicação dentro do Sharepoint, criada a partir de templates de listas que suportam recursos como workflows, content types*, versionamento e permissões.

Nas tabelas 1 e 2 podemos ver quais são as listas disponibilizadas pelo WSS e MOSS respectivamente.

Lista

Utilização

Announcements

Divulgar novidades, status ou outras informações.

Contacts

Armazenar dados de contato (telefone, e-mail). Contatos podem ser compartilhados com o Outlook.

Discussion Board

Criação de itens de discussão entre membros do time.

Custom List

Criação de uma nova lista com colunas básicas e standard view.

Custom List in Datasheet view

Criação de uma nova lista com colunas básicas e datasheet view.

Import Spreadsheet

Criação de uma nova lista com colunas e dados de uma planilha. Inclui datasheet view.

Links

Lista páginas web e outros recursos relacionados a uma tarefa (task) ou projeto.

Calendar

Lista eventos, marcos e deadlines que podem ser exibidos graficamente como uma página de calendário. Calendários podem ser compartilhados com o Outlook.

Tasks

Exibe tarefas (work items).

Project Tasks

Exibe tarefas de projeto (work items) que podem ser exibidos graficamente em formato de Gantt Chart.

Issue Tracking

Relaciona problemas a pessoas e mantém progresso da solução.

Survey

Apura votos de uma série de questões e exibe os resultados graficamente.

Tabela 1 – Templates de listas disponibilizados pelo WSS

Lista

Utilização

Languages and Translators

Adiciona Línguas e traduções pela utilização do workflow chamado Translation Management.

KPI List

Exibe progresso de uma série de objetivos graficamente.

Tabela 2 – Templates de listas adicionais do MOSS

Libraries (Bibliotecas) são tipos especiais de listas, cuja principal diferença de uma lista é a sua utilização para armazenamento de arquivos.

Nas tabelas 3 e 4 podemos ver quais são as libraries disponibilizadas pelo WSS e MOSS respectivamente.

Lista

Utilização

Document Library

Armazena e compartilha documentos Office e outros arquivos.

Form Library

Publicação de formulários InfoPath.

Wiki Page Library

Compartilhar páginas web que podem ser editadas por múltiplos autores.

Picture Library

Armazena e compartilha arquivos de imagens.

Basic Page

Armazena páginas web no formato HTML.

Web Part Page

Armazena web parts.

Tabela 3 – Templates de libraries disponibilizados pelo WSS

Lista

Utilização

Translation Management Library

Criação de documentos em múltiplas Línguas e gerencia sua tradução.

Report Library

Publicação de relatórios utilizando planilhas Excel.

Data Connection Library

Publicação de Office Data Connection (ODC) e arquivos Universal Data Connection (UDC).

Slide Library

Publicação de apresentações PowerPoint 2007.

Tabela 4 – Templates de libraries adicionais pelo MOSS

Dentre todos os tipos de listas e libraries mostradas nas tabelas acima, criaremos uma library que, além de possuir todas as características de uma lista, também oferece o recurso para armazenamento de arquivos.

Vejamos a criação de uma library utilizando o template Document Library, que por sinal é o mesmo utilizado na criação padrão da library Shared Documents (Fig. 1).

OBS: Nos próximos posts da lição 1 esse mesmo exemplo será utilizado nas explicações.

Para visualizarmos algumas libraries disponibilizadas no site, clique em View All Site Content (Fig. 1).

419BF2880E221BB9_217_0[1]
Figura 1 – Página principal

Na Fig. 2 algumas listas e libraries são exibidas agrupadas em categorias, já estando disponíveis no site por padrão quando da criação de um novo site.

419BF2880E221BB9_217_1[1]
Figura 2 – Conteúdo do Site

Clique em Create. Iremos criar uma lista com base em um template de library do tipo Document Library.

419BF2880E221BB9_217_2[1]
Figura 3 – Criação de Library

O nome de nossa library é bem sugestivo e nos diz um pouco a respeito de como utilizar listas para armazenamento de documentos. Nossa lista se chamará VIDocs, conforme exibido na Fig. 4, que significa Very Important Documents. É dessa forma que devemos utilizar libraries, armazenando apenas documentos importantes.
Algumas empresas insistem em transformar o Sharepoint como um repositório de arquivos, porém não enxergam algumas limitações no crescimento de listas e de problemas de performance que podem ocorrer.

Atenção: Esse é um assunto polêmico que nos renderá um outro post em breve. Minha recomendação é de armazenar apenas documentos importantes, a não ser que você saiba exatamente o que está fazendo.

419BF2880E221BB9_217_3[1]
Figura 4 – Detalhes da criação da Library

Clique em New ou faça o upload de alguns documentos na nova library para ver como é bem simples armazenar arquivos.

Faça o upload preferencialmente de tipos de arquivos diferentes tais como documentos Word, texto, PDF, Excel, etc.

Se você possui o Office 2003 Pro ou o Office 2007 instalado, você conseguirá utilizar a feature Upload Multiple Documents.

419BF2880E221BB9_217_4[1]
Figura 5 – Upload de documentos

OBS: Existem outras formas de realizar upload em massa de arquivos, que não serão demonstradas nesse post. Se você tiver interesse em saber mais sobre isso de imediato, por favor me contate, do contrário disponibilizarei um post da categoria Dicas e Truques para esse fim.

A lição 1 continua no próximo post, com explicações de colunas e views.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
content types* - Coleção de configurações de conteúdo. (Veremos mais adiante)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referências:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd490727.aspx
Livro: Essential SharePoint 2007 (Addison Wesley Series)
Livro: Essential SharePoint 2007, Second Edition (O'Reilly, 2007)

[]’s

Marcel Medina

Clique aqui para ler o mesmo conteúdo em Inglês.